Khi thiết kế phòng hội nghị, việc bố trí bàn ghế sao cho có thể giúp tạo bầu không khí đàm phán vui vẻ, bình đẳng, hợp tác vì sự thành công chung là một tiêu chuẩn khá quan trọng.
Cần hết sức tránh kiểu bố cục bàn ghế tách biệt thành 2 phần đối xứng. Ngoài ra, cần chú ý dành chỗ cho những phương tiện, công cụ được sử dụng trong quá trình đàm phán như màn hình chiếu, loa, âm thanh… Đây đều là những nhân tố phụ trợ nâng cao khả năng thành công của hội nghị.
 |
Nên chọn bàn hình tròn hoặc hình bầu dục cho phòng hội nghị |
Đối với hình dáng của bàn hội nghị, nên chọn bàn hình tròn hoặc hình bầu dục. Bàn tròn có thể giúp tạo bầu không khí giao lưu bình đẳng. Bàn hình vuông về cơ bản cũng tạo nên những cảm nhận như vậy. Bàn hình chữ nhật hay bàn hình oval thích hợp với các hội nghị cần phân biệt rõ địa vị của người tham dự. Tuy nhiên, nếu bàn hội nghị hình chữ nhật có độ dài quá lớn thì sẽ ảnh hưởng đến việc giao tiếp bằng ánh mắt giữa các thành viên tham gia cuộc họp. Bàn hình thuyền lại có lợi cho việc giao tiếp bằng ánh mắt.
Trong khi thiết kế, phải căn cứ vào độ rộng hẹp của không gian, sự hợp lí về mặt hình dáng để sắp xếp tạo hình, kích thước, số lượng ghế của bàn hội nghị.
Trong khi thiết kế, phải căn cứ vào độ rộng hẹp của không gian, sự hợp lí về mặt hình dáng để sắp xếp tạo hình, kích thước, số lượng ghế của bàn hội nghị.
Ngoài ra, cần tính đến việc bố trí bàn ghế để có không gian lưu thông 4 mặt xung quanh. Khoảng cách nhỏ nhất từ vùng giáp bàn tới tường và giữa các vật chướng ngại khác nên là 1,2m. Đây là khoảng cách đi lại cần thiết khi một người họp đi vào và bước ra khi kết thúc hội nghị.
